Dans le milieu des nouvelles technologies, on souligne souvent l’importance de l’expérience utilisateur. Les services RH (ressources humaines) se sont emparés du concept pour développer leurs analyses autour de « l’expérience employé ». Cette notion innovante est cruciale à intégrer lors des réflexions sur la stratégie de digitalisation d’une entreprise.

En effet, la digitalisation ne peut réussir sans l’implication massive des employés, y compris en amont. Les services RH et la direction doivent changer de paradigme et marier des actions classiques (comme des formations techniques) à l’intégration de nouvelles manières de travailler, plus transversales. Tout en gérant le stress que peuvent ressentir les collaborateurs à l’idée de la transformation numérique de leur emploi.

 

Digitalisation : un vrai facteur de stress pour les employés

La digitalisation est un passage obligé pour toute entreprise, mais ne doit en aucun cas être vécu négativement. Cette nouvelle manière de penser le travail apporte une efficacité accrue à chaque poste, mais aussi et surtout une souplesse et un confort pour l’employé… À condition d’atténuer tout facteurs de stress.

Nouveaux outils à prendre en main

La numérisation des processus oblige certains employés à revoir totalement leur manière de travailler. Cependant, un des freins les plus forts à l’heure actuelle est l’intégration des nouveaux outils digitaux.

Et cela ne concerne pas que les « anciens » employés. Même les digital natives, férus de réseaux sociaux et de nouvelles technologies, appréhendent parfois d’utiliser les équivalents professionnels. Surtout si l’arrivée des nouveaux logiciels, peu efficaces ou trop compliqués, a donné lieu à des soucis auparavant.

Les logiciels de gestion, que ce soit pour du back office ou du front client, facilitent les tâches et les comptes rendus, mais peuvent apparaître comme de véritables « usines à gaz ». ERP, CRM, SaaS, etc. Ces acronymes obscurs autour de la langue anglaise en effrayent plus d’un. L’adaptation à ces nouvelles technologies engendre de facto un stress à prendre en compte dès le début des réflexions autour de la digitalisation.

Nouveautés… tout le temps

Réussir sa transformation digitale, c’est certes trouver de nouvelles manières de faire mais surtout suivre l’évolution des besoins de la production, du marketing et des clients. À l’heure actuelle, les nouvelles façons de travailler, de consommer évoluent presque quotidiennement. Qui aurait cru il y a peu que près de 90 % des consommateurs font un tour sur internet ou les réseaux sociaux avant tout acte d’achat ? Une digitalisation réussie doit intégrer ces changements. Or le changement implique une adaptation, là aussi facteur de stress pour beaucoup.

Nouveaux usages, nouvelles « fonctions métiers »

Les nouveaux outils et processus internes impactent profondément les « manières de faire ». La digitalisation donne naissance à une transversalité entre services et à l’intégration d’outils collaboratifs dans toutes les fonctions.
La chaîne de production par exemple sera toujours en relation avec le service client ou le marketing pour répondre à toutes nouveautés ou demandes. L’employé de production ne sera plus « dans son coin » mais devra produire aussi des indicateurs de performance, des rapports, etc. Tous les postes intégreront donc un nouvel outil permettant cette synergie, ces échanges. Oui, les fonctions métiers évoluent et la crainte de ne pas pouvoir assumer ces nouveautés est souvent présente.

 

Gérer ce stress, quelques pistes.

Fabriquer de nouveaux produits, créer de nouveaux services, innover, conquérir de nouveaux marchés, tout cela fait partie de la vie « normale » d’une entreprise.

Intégrer de nouvelles façons de travailler impliquant de nouveaux logiciels et manières de faire n’est pas anodin ; loin de là.

Pour une digitalisation réussie, il faut impliquer dès le début tous les employés.

Créer un site internet, une visibilité sur les réseaux sociaux fait partie de la numérisation de l’entreprise, pourtant c’est en interne que les changements sont les plus importants. C’est dès lors en interne qu’il faut anticiper les problèmes ainsi que l’impact sur les employés.

Prendre son temps

Il ne faut surtout pas se précipiter, a fortiori si on a du retard sur la digitalisation : les conséquences sur le travail quotidien vont être encore plus impactantes. Lors de l’élaboration de la stratégie de digitalisation, il faut à tout prix impliquer d’une façon ou d’une autre l’ensemble des services.

Le but étant de booster l’efficacité en facilitant le travail, en optimisant ce qui va bien et corrigeant les défauts, on ne saura se passer d’un audit. Il vaut mieux le confier à des professionnels extérieurs qui auront non seulement un œil neuf, sans préjugés, mais connaîtront aussi les outils à utiliser.

Cet audit doit être un moment privilégié de communication avec les collaborateurs, une manière de les impliquer dès le début du processus. C’est aussi l’occasion de déceler les employés les plus réticents ou ceux, au contraire, à l’aise avec les nouvelles technologies qui pourront être les ambassadeurs de cette numérisation.

Pour réduire la pression, les rumeurs, les questionnements, il faut absolument être transparent tout au long des réflexions. C’est l’occasion rêvée d’établir un réseau interne de communication sur lequel les services RH ou de direction pourront répondre à toutes les interrogations.

Enfin, vous devez démontrer que cette digitalisation amènera de vrais plus pour les employés et ce, de manière concrète. Inutile de manier jargon technique, graphiques abscons ou Power Point interminables : restez concrets et prouvez-leur que la digitalisation va leur apporter un vrai confort dans leur parcours employé.